راهنماي نمايه سازي

مواد غيركتابي چه از نظر محتواي اطلاعاتي و چه از حيث سهولت انتقال و قابليت دسترسي اهميت بسيار زيادي دارد. اين قبيل مدارك نقش والائي در پژوهشهاي علمي دارند و معمولاً دستاوردهاي جوامع پژوهشگر پيش از آنكه بشكل كتاب در اختيار علاقمندان قرار گيرد, در نسخه‌هائي محدود و يا بصورت مقاله در مجلات معتبر علمي منتشر مي گردد. اغلب موارد نتايج پژوهشهاي علمي و يا اجتماعي بشكل گزارش، تك نگاري، نتيجه كنفرانس و نظائر آن هيچگاه به معني وسيع كلمه منتشر نمي گردند و چه بسا پژوهشهايي كه هيچ اطلاعي از زمان، چگونگي اجرا و نتايج آن در دست نيست.

 با توجه به افزايش واحدهاي تحقيقاتي در مقياس جهاني و با نگرشي كوتاه به توسعه فعاليتهاي پژوهشي در ايران در طي سالهاي اخير، افزايش واحدهاي تحقيقاتي، نيروي انساني آزموده و ديگر امكانات موجود، ملاحظه مي گردد كه بازده مجموعه اين فعاليتها بشكل گزارشهاي علمي و ديگر مدارك مشابه اي است كه تهيه هر يك از آنها مخارج هنگفتي را در برداشته است. اطلاع از وجود اين مدارك و امكان دست يابي به محتواي اطلاعاتي آنها نه تنها مسير فعاليتهاي پژوهشي مشابه را در آينده هموار مي سازد، بلكه با از بين بردن امكان دوباره كاري در اين زمينه، صرفه جوئي هاي فراواني را موجب مي گردد. چنين وظيفه اي معمولاً بعهده مراكز مدارك علمي يا مراكز مشابه علمي و تخصصي است كه با در اختيار داشتن مجموعه كاملي از مدارك مورد تخصص خود، پژوهشگران را در انجام فعاليتهاي پژوهشي ياري نمايند. در مقياس وسيعتر، مراكز مدارك ملي نيز عهده دار نه تنها چنين خدمتي بلكه وظيفه دارند لااقل جامعه محقق خود را در سطح مملكتي از پژوهشهاي انجام شده درباره همان كشور مطلع نمايند و در انجام اين مهم، مركز مدارك علمي موسسه تحقيقات و برنامه‌ريزي علمي و آموزشي از سال 1350 نمايه سازي[1][1] مقاله هاي فارسي را در زمينه هاي علوم و علوم اجتماعي آغاز كرد و ضمن مطالعه و تجربه روشهاي گوناگون نمايه سازي، روش نمايه سازي[2][2] همارا را پذيرفت و براي رده بندي مفاهيم از نظام رده بندي دهدهي[3][3] جهاني استفاده كرد. اما، نظر به اهميت محتواي اطلاعاتي ديگر مدارك غيركتابي، نظير انتشارات سازمانهاي ايراني، پايان نامه ها، انتشارات سازمانهاي علمي بين المللي و ديگر مدارك مشابه، مركز مدارك علمي بر آن شد تا اين مدارك را در قلمرو فعاليت نمايه سازي قرار دهد و با استفاده از امكانات موجود، محتواي اطلاعاتي آنها را ذخيره نمايد.

با توجه به حجم فراوان اين مدارك و افزايش مستمر آنها از طرفي و اهميت محتواي اطلاعاتي و تنوع موضوعات آنها از طرف ديگر، در روش قبلي نمايه سازي مقاله ها يك تجديد نظر كلي بعمل آمد. باين ترتيب كه بعلت نارسائي مفاهيم موجود در رده بندي دهدهي جهاني و عدم شمول آن به كليه مسائل و موضوعات جديد خاصه مسائل مبتلا به ايران، از اين پس، مفاهيم در قالب واژه هايي بنام توصيف[4][4]گر رده بندي مي شوند و ذخيره و بازيابي مطالب براساس همين واژه ها بعمل خواهد آمد بعنوان مثال اگر مدركي درباره محصولات كشاورزي ورامين بحث كرده باشد، "محصولات كشاورزي" و "ورامين" دو واژه مستندي خواهند بود كه توسط آنها، مدرك مذكور در بالا، قابل بازيابي است در حالي كه در رده بندي دهدهي جهاني اشاره اي به "ورامين" و يا ديگر واژه هاي مشابه نشده است. همينطور درباره فنون و اختراعات جديد علمي كه معادلي براي آنها در رده بندي مذكور نيست.

از آنجا كه تاكنون هيچ[5][5] واژه نامه اي به زبان فارسي تدوين نشده است. تهيه چنين واژه نامه اي با توجه به دقايق و پيچيدگي هاي خاص تهيه چنين واژه نامه گسترده اي كه كليه مسائل علمي و اجتماعي را دربرگيرند كاري بس مشكل محتاج صرف دقت و نيروي انساني آزموده است. به همين دليل در طي مراحل نمايه سازي مواد غيركتابي توجه خاصي به تهيه تدريجي چنين واژه نامه اي شده است.

با توجه به ويژگيهاي نمايه سازي مواد غيركتابي و لزوم حفظ يكدستي در ذخيره و بازيابي اطلاعات آنها، دستور عملي تهيه شده است كه ضمن تعريف چگونگي كار نمايه سازي، مراحل اجرا و ديگر راهنمائيهاي لازم در آن پيش بيني شده است.

دستور عمل نمايه سازي در دو قسمت جداگانه تهيه شده است. در قسمت اول تحت عنوان جنبه هاي نظري نمايه سازي، تعريف نمايه سازي و دلائل مراحل تهيه نمايه مورد بحث قرار مي گيرد و در قسمت دوم راه و رسم تهيه نمايه در مركز مدارك علمي بشكل يا دستور كار ارائه مي گردد.

قسمت اول: جنبه هاي نظري نمايه سازي

1-    1-    تعريف نمايه سازي

از نمايه سازي تعاريف متعددي شده است كه با تلفيق و تركيب آنها مي توان يك تعريف جامع و مانع از نمايه سازي بدست داد. نمايه سازي عبارتست "ثبت و ضبط محتواي اطلاعاتي مدارك با استفاده از روشهاي گوناگون بمنظور سازمان دادن اطلاعات بقصد سهولت بازيابي".

همانطور كه ملاحظه مي شود اين تعريف شامل چندين فعاليت گوناگون است: ثبت و ضبط اطلاعات، سازمان دادن و بازيابي آن.

2-    2-   دلائل تهيه نمايه

ايجاد مراكز گوناگون علمي و پژوهشي موجب گسترش فعاليتهاي علمي شده است و توسعه مراكز آموزشي و تخصصي، اين قبيل فعاليتها را در مسير افزايش دائمي قرار داده است.

نتايج تحقيقات و بررسيهاي اين گروه عظيم پژوهنده موجب شده است كه دائماً بر مجموعه اطلاعات علمي افزوده شود و انعكاس آن بشكل گزارشها، مقاله ها، تك نگاريها و انواع ديگر در سطوح گوناگون عرضه گردد.

از طرف ديگر در هر پژوهش علمي بايد در وهله اول مطمئن شد كه چنين فعاليتي در گذشته در زمينه مورد نظر انجام نگرفته و در وهله دوم از كليه فعاليتهائي كه مي تواند در همين زمينه موثر واقع شود استفاده گردد.

بنابراين، اطلاع از وجود مدارك علمي در زمينه هاي گوناگون و آگاهي از محتواي اطلاعاتي آنها را مي توان يكي از عوامل مهم پيشرفتهاي پژوهشي دانست. اين فعاليت تا حدود زيادي در قلمرو نمايه‌سازي قرار مي گيرد، بطوريكه تعريف نمايه سازي نيز در تائيد همين مطلب مي باشد.

3-    3-  مراحل تهيه نمايه

در تهيه نمايه چهار مرحله كلي پيش بيني مي گردد.

مرحله اول: آشنائي

براي تهيه نمايه از يك مدرك علمي بايد در وهله اول تصوير كاملاً روشني از مدرك و محتواي اطلاعاتي آن بدست آورد. اين آگاهي ميسر نيست مگر با مطالعه عنوان مدرك، توجه به رئوس مطالب آن، بررسي دقيق چكيده (اگر مدارك داراي چكيده باشد)، مطالعه خلاصه، نتيجه و در صورت لزوم مطالعه تمام مدرك.

توضيح: در صورتيكه مولف از اثر خود نمايه اي تهيه كند بديهي است كه نيازي به انجام مرحله اول ندارد.

تهيه يك نمايه خوب مستلزم پاسخ به سوالات زير است:

-         -         منبع يا منابع تهيه مدرك كدام است؟

-         -         مدرك به چه منظور تهيه شده است؟

-         -         براي چه گروهي، استفاده از اين مدرك توصيه مي گردد؟ (سطح آموزش و تجزيه)

-         -         مولف يا مولفان مدرك چه كساني هستند؟

-         -        آيا مولف از اثر خود چكيده اي تهيه كرده است يا نه و در صورت اول تا چه اندازه آن را خوب تهيه كرده است؟

-         -         آيا مدرك داراي ضمائمي است؟

-         -         در صورتيكه مدرك داراي ضميمه اي مي باشد، آيا اين ضميمه به توجيه مفهوم اطلاعاتي مدرك كمك مي كند و يا در تائيد مفاد مدرك آمده است؟

-         -         آيا عنوان مدرك، متن را توصيف مي كند؟

-         -         آيا چكيده، خلاصه و نتيجه گيريهاي مدرك كامل و كافي است؟

در اين قسمت، مرحله اول به پايان مي رسد. انجام اين مرحله كه در واقع مرحله آشنائي با مدرك و محتواي اطلاعاتي آن است كاملاً ضروري بوده و تا زماني كه اين مرحله انجام نگردد، مرحله دوم نبايد آغاز شود.

مرحله دوم: تحليل

در اين مرحله، مسئول نمايه سازي، با در نظر گرفتن مرحله نخست، مفاهيم را كاملاً از يكديگر جدا مي كند و روابط را به طور انتزاعي در نظر مي گيرد. در پاره اي موارد بسيار بجا است كه اطلاعات استخراج شده از مدرك را به گروهائي تقسيم كرد و در محلي، آنها را بشكل عباراتي كوتاه يادداشت نمود. تهيه اين عبارت و جملات در مراحل بعدي مي تواند مورد استفاده قرار گيرد.

مرحله سوم: ارزيابي

اين مرحله بسيار دقيق و نياز به تفكر منطقي دارد. در اين مرحله بايد تصميم گرفت كه يك اطلاع خاص تا چه حد مي تواند براي استفاده كننده باارزش باشد.

اين ارزيابي مسئول نمايه سازي را كمك مي كند تا نسبت به حدود توصيف يك اطلاع تصميم بگيرد. در اين زمينه يادآوري شود كه در صورتيكه اطلاعي نمايه نشود و يا با دقت و عمق لازم مورد مطالعه قرار نگيرد، گروه استفاده كننده يا از وجود اين اطلاع آگاه نخواهند شد و يا سرعت و دقت لازم را در بازيابي آن از دست خواهند داد.

بنابراين، در نمايه سازي، زماني كه راجع به ميزان اهميت يك اطلاع تصميم گرفته مي شود و يا اينكه يك اطلاع خاص تا چه حدودي بايد عميقاً نمايه گردد، همواره بايد بخاطر آورد كه قضاوت نهائي در اين زمينه با ارجحيت عامل "استفاده كننده" بعمل مي آيد.

       در اين مرحله بايد به مطالب زير توجه شود:

-         -         براي افرادي كه در زمينه مورد بحث مدرك اطلاعات چنداني ندارند، آيا اين مدرك مي تواند مفيد باشد؟ پاسخ به اين سئوال مجدداً معطوف به جامعه استفاده كننده است.

-         -         آيا مطالب مندرج در مدرك جديد است يا نه. چه مقدار از اطلاعات جديد است و سرانجام چه مقدار از اطلاعات اين مدرك مطالب كلي است كه اطلاعات جديد براساس آنها بدست آمده است؟

 پاسخ به سئوالات بالا، حدود كار نمايه سازي را در زمينه ميزان اهميت يك مفهوم اطلاعاتي مشخص مي كند.

مرحله چهارم: توصيف

در اين مرحله بايد مفاهيم اطلاعاتي استخراج شده را در قالب واژه هائي توصيف نمود. در واقع مرحله چهارم عبارتست از در نظر گرفتن واژه هائي بمنظور نشان دادن خصائص و مشخص كردن آن گروه از مفاهيم اطلاعاتي كه در مرحله قبل استنتاج شده اند.

قسمت دوم: جنبه هاي عقلي نمايه سازي

 با توجه به قسمت اول اين بحث، براي تهيه نمايه از يك مدرك علمي بشرح زير عمل مي شود:

1-     1-     ابتدا اطلاعات كتابشناختي مدرك بر روي برگه مخصوص نمايه سازي يادداشت مي شود (پيوست شماره 1)

2-     2-     مدرك با توجه به عنوان اصلي و ساير عناوين فرعي آن و همچنين چكيده و نتيجه و بررسيهاي مندرج در آن مطالعه مي گردد.

3-     3-     اساسي ترين مفاهيم مدرك بدون توجه به عناوين اصلي و فرعي آن بر روي برگه‌هاي مخصوص نمايه سازي يادداشت مي گردد.

4-     4-     براي مفاهيم استخراج شده از متن واژه هاي كليد تهيه مي شود. تعداد اين واژه ها براي هر مدرك بطور معمول بين پنج تا ده واژه است.

1-4- واژه هاي كليد ممكن است از متن يا چكيده مدرك انتخاب شود.

2-4- واژه هاي كليد از زبان طبيعي و با توجه به نكاتي كه در ساختمان واژه نامه بايد رعايت گردد انتخاب مي شود.

3-4- هميشه براي يك مفهوم واحد بايد يك واژه معين بكار برد.

در انتخاب واژه كليد به نكات زير توجه شود:

4-4- كوتاهترين و گوياترين واژه ها براي بيان يك مفهوم بكار گرفته شود.

5-4- واژه انتخاب شده بطور نسبي بيش از مترادف هاي ديگر در نوشته هاي مربوط بكار رفته باشد.

6-4- از انتخاب واژه هاي كليد كه معاني آنها با واژه هاي كليدي كه قبلاً انتخاب شده اند خيلي بهم نزديك است بايد خودداري شود و از آنها بعنوان مترادف استفاده شود. اين كار به منظور جلوگيري از پراكندگي اطلاعات مشابه و دوباره كاري است.

7-4- واژه هاي كليد بايد در واژه نامه ها و دائره المعارفها بكار رفته و قابل پذيرش باشد. از انتخاب واژه هاي عاميانه و واژه هاي ابداعي بايد خودداري شود.

8-4- براي بيان يك مفهوم حتي المقدور بايد شكل اسمي آن بكار رود و تنها در موارديكه امكان پذير نباشد صفت بكار برده شود. مثلاً "سختي" بجاي "سخت" و "دشواري" بجاي "دشوار" و يا "عقب ماندگي" بجاي "عقب افتاده".

9-4- از بكار بردن فعل يا مصدر بايد خودداري شود و بجاي آن اسم مصدر بكار رود مانند "آموزش" بجاي "آموختن".

10-4- در مورد اسماء قابل شمارش بكار بردن حالت جمع بهتر است و در مورد اسماء غيرقابل شمارش بهتر است مفرد آن بكار برده شود مثل "كودكان" و "مربيان" و يا "آب" و "چوب".

توضيح:

نظر به جامعيت رده بندي دهدهي جهاني، از اين رده بندي براي تعيين روابط واژه ها در واژه‌نامه استفاده خواهد شد. به همين منظور در حال حاضر، ضابطه اختصاص واژه به مفهوم همان رده‌بندي دهدهي جهاني است. روش كار در اين زمينه به قرار زير است:

پس از تعيين مفاهيم اصلي هر مدرك و ثبت آن در محل تعيين شده بر روي برگه هاي نمايه‌سازي با مراجعه به فهرست انتهاي رده بندي دهدهي جهاني سعي مي شود معادل مناسبي براي آن ها تعيين گردد (چون اين فهرست به زبان انگليسي است لذا تعيين معادل مناسب براي هر مفهوم، كار نسبتاً مشكلي است و محتاج به صرف وقت و تا حدودي تخصص موضوعي است).

در صورتيكه معادل مناسبي براي مفهوم انتخاب شده بدست آيد با مراجعه به متن رده بندي، شماره موضوع تعيين مي گردد. بنابراين براي هر مفهوم اطلاعاتي يك واژه به زبان انگليسي، معادل آن واژه به فارسي و كد مربوط به آن واژه از رده بندي دهدهي جهاني در نظر گرفته خواهد شد. در صورتيكه براي واژه انتخاب شده از فهرست بيش از يك معادل شناخته شده در زبان فارسي وجود داشته باشد، تمام آنها در محل مخصوصي كه در روي برگه نمايه سازي پيش بيني شده است ثبت خواهد شد.

لازم به يادآوري است كه براي تمام مفاهيم اطلاعاتي استخراج شده از متن، ممكن است در رده بندي معادلي پيدا نشود. در اينصورت فقط به ذكر واژه يا واژه هاي فارسي كه معرف آن مفهوم اطلاعاتي خاص باشد اكتفا گردد. مجموعه واژه هائي كه بعنوان واژه هاي كليد انتخاب مي گردد (بين پنج تا ده واژه براي هر مدرك) بترتيب الويت در محل مخصوص خود يادداشت مي شود.

5-     5-     واژه هاي مترادف با واژه هاي كليد، در مقابل آنها و با قرار دادن علامت مساوي يادداشت مي‌گردد.

6-     6-      از متن مدرك يك چكيده[6][6] راهنما يا تمام نما، يا تركيبي از هر دو نوع تهيه مي شود.

     1-6- حجم اين چكيده از 50 كلمه نبايد تجاوز كند

7-     7-     معادلهاي واژه هاي كليد، از رده بندي دهدهي جهاني انتخاب شده و معادل انگليسي وكد مربوط به آن به محلهاي مخصوص يادداشت مي گردد.

8-     8-     اطلاعات مندرج در برگه هاي نمايه سازي بر روي كارتهاي اطلاعاتي منتقل مي گردد.

    1-8- قطع كارتهاي اطلاعاتي براي انواع مدرك 14*10 سانتيمتر و رنگ آنها به شرح زير شده است:

   رنگ آبي براي انتشارات سازمانها

   رنگ سفيد براي پايان نامه ها

   رنگ زرد براي مقاله ها

   رنگ صورتي براي جزوه ها

   رنگ سبر براي فيلم ها و فيلم استريپ ها

   رنگ نارنجي براي نقشه ها

9-     9-     شماره ترتيب مدرك در سمت راست و بالاي كارت ثبت مي گردد.

   1-9- علاوه بر شماره بالا، هر يك از مدارك گروه نخست (انتشارات سازمانها) و مدارك مربوط به تعدادي از سازمانهاي بين المللي، كد ديگري دريافت خواهد كرد كه از دو قسمت تشكيل مي شود قسمت اول كد سازمان و قسمت دوم كد مربوط به شماره ترتيب مدرك در سازمان مربوط به آن. محل قرار گرفتن اين كد در بالا و سمت چپ كارت است.

10-10-  اطلاعات لازم براي انواع مدارك بترتيب زير يادداشت مي گردد:

1-10- انتشارات سازمانها

1-     1-     معرف اصلي

2-     2-     عنوان

3-     3-     نويسنده يا مترجم (در صورتيكه معرف اصلي قرار نگرفته باشد و همچنين در مواردي كه تعداد نويسندگان بيشتر از يك نفر باشد و در معرف اصلي فقط ذكر يك نويسنده ممكن باشد).

4-     4-     تعداد جلدها

5-     5-     محل انتشار

6-     6-      ناشر

7-     7-     تاريخ انتشار

8-     8-     مشخصات زبان (در صورتيكه نشريه دو يا چند زبانه باشد).

9-     9-     مشخصات سري

10-10- تعداد صفحه، نمودار، جدول و ضمائم

11-11- چكيده (در صورت لزوم)

12-12- واژه هاي كليد يا موضوعها (در پشت كارت)

2-10- پايان نامه ها

1-     1-     نامه تهيه كننده

2-     2-     نام دانشگاه و دانشگاه

3-     3-     عنوان

4-     4-     تاريخ فارغ التحصيلي

5-     5-     درجه فارغ التحصيلي

6-     6-      مشخصات مدرك اصلي (در مورد ترجمه ها)

7-     7-     چكيده (در صورت لزوم)

8-     8-     واژه هاي كليد با موضوعها (پشت كارت)

3-10- جزوه ها

1-     1-     معرف اصلي

2-     2-     عنوان

3-     3-     نويسنده يا مترجم (رجوع شود به شماره 3 انتشارات سازمانها)

4-     4-     محل نشر

5-     5-     ناشر

6-     6-      تاريخ نشر

7-     7-     مشخصات ديگر (در صورت لزوم).

8-     8-     تعداد صفحه

9-     9-     چكيده (در صورت لزوم)

10-10- واژه هاي كليد يا موضوعها (پشت كارت)

4-10- فيلم ها و فيلم استريپ ها

1-     1-     عنوان

2-     2-     مشخصات صوتي (با صدا يا صامت)

3-     3-     مشخصات عرض (به ميليمتر)

4-     4-     مشخصات طول (به متر)

5-     5-     نوع (سياه و سفيد يا رنگي)

6-     6-      مدت نمايش (به دقيقه)

7-     7-     تهيه كننده

8-     8-     چكيده متن فيلم (در صورت لزوم)

9-     9-     واژه هاي كليد يا موضوعها (پشت كارت)

5-10- مقاله ها

1-     1-     نويسنده مقاله

2-     2-     عنوان مقاله

3-     3-     عنوان مجله

4-     4-     دوره

5-     5-     تاريخ

6-     6-      شماره مجله (در صورت لزوم)

7-     7-     شماره صفحه (صفحه اول و صفحه آخر مقاله)

8-     8-     چكيده

9-     9-     واژه هاي كليد يا موضوعها (پشت كارت).

6-10- نقشه ها

1-     1-     عنوان

2-     2-     مقياس

3-     3-     محل نشر

4-     4-     ناشر

5-     5-     تاريخ نشر

6-     6-      واژه هاي كليد يا موضوعها (پشت كارت).

توضيح:

براي تعيين سرشناسه از قوانين Anglo-American Cataloging Rules استفاده خواهد شد. همچنين در صورتي كه مدرك فاقد يك يا چند اطلاع، از مجموعه اطلاعات كتابشناختي پيش بيني شده باشد فقط به ذكر اطلاعات موجود اكتفا مي گردد. در صورتيكه بعضي از مشخصات مدرك از داخل نشريه (به استثناء صفحه عنوان و صفحه پشت آن) به دست آمده باشد آن اطلاع خاص در كروشه قرار خواهد گرفت.

10-10- هر واژه كليد بر روي يك كارت سلكتو* و در سمت راست و بالاي كارت يادداشت مي گردد

12-شماره ترتيب مدرك در محل مناسب خود روي كارت سلكتو منگنه مي گردد.

13-13- كارتهاي اطلاعاتي هر نوع از مدارك، جداگانه  بر حسب شماره ترتيب آنها (همان شماره اي كه در سمت راست و بالاي كارت ثبت شده است) بايگاني مي گردد.

14-14- كارتهاي سلكتو بترتيب حروف الفباء فارسي و يا پيروي از روش بايگاني حرف به حرف در محل مخصوص خود بايگاني مي گردد.

ارجاع:

نمايه سازان نه تنها واژه كليد مناسب را از ميان مجموعه واژه هاي مربوط انتخاب مي كنند بلكه واژه هاي مترادف و يا ساير واژه هائي را كه بنحوي به واژه كليد وابسته هستند بشرح زير تعيين مي نمايند.

وجود اين قبيل واژه ها، استفاده كننده را در يافتن واژه كليد مناسب و ساير واژه هاي مربوط با استفاده از ارجاع هاي لازم راهنمايي مي كند.

انواع ارجاع ها به قرار زير است:

   الف- بكار بريد

   ب- بكار بريد بجاي

   پ- اصطلاح اعم

   ت- اصطلاح اخص

   ث- اصطلاح وابسته

الف- ارجاع بكار بريد:

اين ارجاع به منظور راهنمائي استفاده كنندگان از واژه انتخاب نشده به واژه اي است كه به عنوان واژه كليد انتخاب شده است. مانند بيولوژي ß  كار بريدß زيست شناسي يعني بجاي واژه بيولوژي از واژه زيست شناسي استفاده كنيد. انتخاب بعضي واژه ها و نپذيرفتن برخي ديگر ممكنست به دلائل زير باشد:

__ از بين چند كلمه مترادف، يكي بر ديگران برتري داشته باشد. مانند اطفال، بچه ها و كودكان كه از ميان آنها واژه كودكان پذيرفته شده است.

__ چند واژه كه داراي مفاهيم نزديك هستند، به دليل شكل ارائه آنها، يكي بر ديگران ترجيح داده‌شود مانند:

دشوارß بكاربريدß دشواري

فهرستß بكاربريدß نمايه

__ دو واژه متضاد به منظور نشان دادن جنبه هاي مختلف يك تداوم مفهومي در يك جا ذكر مي شود مانند:

نرميß بكاربريدß سختي

توضيح: اين قبيل واژه هاي متضاد نظر به همان تداوم مفهوم آنها ممكنست يكجا ذكر شوند مانند:

نرميß بكاربريد ß نرمي و سختي

سختيß بكاربريدß نرمي و سختي

 ب – ارجاع بكار بريد بجاي:

اين ارجاع مفهوم مخالف ارجاء بالا را دارد و با واژه هايي كه ارجاع "الف" به آنها برمي گردد همراه است مانند:

دشواريß بكاربريد بجايß دشوار

كودكانß بكاربريد بجايß اطفال

پ ارجاع اصطلاح اعم:

اين ارجاع براي رجوع از واژه اي كه معرف يكي از اعضاء گوره يا گروههائي از مفاهيم است به هر واژه از واژه‌گان كه معرف آن گروه با گروهها است بكار مي رود و بطور كلي ارجاعي است كه ارتباط جزء با كل را مشخص مي كند. مانند:

درختان ßاصطلاح اعمß گياهان

يعني اصطلاح اعم درختان، گياهان است.

ت – ارجاع اصطلاح اخص:

اين ارجاع عكس اصطلاح اعم است و براي رجوع از واژه اي كه معرف مفهوم يك گروه است به واژه هائي كه نشان دهنده اعضاء آن گروهند بكار مي رود. مانند:

گياهانß اصطلاح اخصß درختان

يعني درختان، اصطلاح اخص گياهان است.

ث – ارجاع اصطلاح وابسته:

اين ارجاع به عنوان راهنمائي از يك كليد به واژه هاي كليد ديگر كه از نظر مفهوم بهم مربوط ولي از نظر سلسله مراتب با يكديگر ارتباطي ندارند بكار مي رود. بطور كلي هر گاه احتمال برود كه استفاده كننده در موقع بررسي يك واژه كليد بايد از واژه هاي كليد ديگر نيز مطلع شود بايد يك ارجاع اصطلاح وابسته براي هر دو واژه ساخته شود. مانند:

خودكشيß اصطلاح وابستهß ناسازگاري

جغرافياß اصطلاح وابستهß بوم شناسي

نظر به جامعيت نسبي مجموعه موضوعات مندرج در رده بندي دهدهي جهاني و سابقه كاربرد آن در ذخيره و بازيابي اطلاعات در مركز مدارك علمي، تصميم نهايي در مورد پذيرش يا عدم پذيرش يك واژه به عنوان واژه كليد با استفاده از رده بندي دهدهي جهاني و گروه هاي متخصص موضوعي و زبانشناسان بعمل خواهد آمد.

[7][1] - Indexing

[8][2] - Coordinate Indexing

[9][3] - Universal Decimal Classification (UDC)

[10][4] - Descriptor

[11][5] - Thesaurus

[12][6] رجوع شود به راهنماي چكيده نويسي مركز مدارك علمي.

*  استفاده از كارتهاي سلكتو موجب خواهد شد تا هنگام پاسخ به سئوالات، با شكستن سئوال به چند واژه كليد، كارتهاي مربوط به اين واژه ها را از مجموعه كارتهاي سلكتو استخراج كرده و با انطباق آنها برهم به سرعت شماره هاي مشترك را مشخص نمود. و با مراجعه به كارتهاي اطلاعاتي، مدارك لازم را در اختيار مراجعه كننده قرار داد. كارتهاي سلكتو مورد استفاده در مركز مدارك علمي ظرفيت 14000 شماره را دارد.

نوشته: علي سينائي، احمد ميرزاده، آنوش هوسپيان

منبع: ایران داک